Grenzen aangeven bij extra werk of overwerk. 5 praktische tips!

Grenzen aangeven in je werk is voor veel werkenden niet eenvoudig. Je wilt je collega’s of je leidinggevende immers niet teleurstellen.

Dat het lastig is om grenzen aan te geven blijkt wel uit het feit dat het percentage werkenden dat meer werkdruk ervaart is toegenomen.

Meerdere factoren spelen een rol bij het ervaren van werkdruk

Minder werkdruk ervaren heeft niet alleen te maken met het beter aangeven van grenzen, het is wel goed dat even te benoemen. Het beter kunnen aangeven van jouw persoonlijke grens is hierin wel bevorderlijk. Het draagt uiteindelijk bij om op een andere manier met de werkdruk om te kunnen gaan.

Je maakt het op deze wijze bespreekbaar en hierdoor wordt een te hoge druk of belasting voor jou zichtbaar. Iedereen heeft een andere belastbaarheid ten aanzien van werk. Deze kan te hoog, maar ook te laag liggen en door te communiceren maak je je collega’s en leidinggevende duidelijk wat deze voor jou is.

Voor een leidinggevende is het overigens ook niet altijd eenvoudig om die grens aan te geven. Je kunt ze hier dus gerust mee helpen.

Tip 1: Oplossingen zelf bedenken

Wanneer je ergens werkt waar de werkdruk fors is en je structureel overwerkt, is het wellicht tijd om dit aan te geven. Maar, dat is niet voor iedereen heel eenvoudig om te doen.

Je kunt je bijvoorbeeld onzeker voelen wanneer je dit aangeeft of jouw trots kan in de weg staan. Of, misschien durf je het niet zo goed aan te geven omdat je niet weet wat de reactie zal zijn. Het kan meerdere gevolgen hebben.

Omdat je dit vooraf niet weet heeft het niet veel zin om er teveel over na te denken. Bedenken wat mogelijk oplossingen kunnen zijn is daarentegen praktischer. Op deze wijze laat je je door het benoemen van ideeën tot verbetering in een gesprek ook nog eens van je positieve kant zien.

Tip 2: Vooraf iets aangeven is beter dan het achteraf uitleg moeten geven waarom iets niet is gelukt.

Iets achteraf aangeven is namelijk altijd lastiger dan iets aan de voorkant benoemen. Heb je meteen, of al vrij snel in de gaten dat een opdracht niet haalbaar is, dan doe je er verstandig aan dit snel te benoemen. Zeker wanneer anderen weer afhankelijk zijn van jou.

Wanneer je dit niet doet, of veel te laat, dan is dat een stressfactor voor jou. Je weet namelijk dat je anderen zult teleurstellen. Hoewel je je best doet, zal het niet nakomen van afspraken, hoe klein de afspraken ook zijn, niet in goede aarde vallen.

Hoe geef je nou eenvoudig iets aan de voorkant aan?

Kies ervoor om de opdrachtgever te betrekken bij jouw beschikbaarheid. Het samen afstemmen met je opdrachtgever helpt om duidelijkheid voor beide partijen te creëren.

Op het moment dat je extra werk aanneemt is het moment nou eenmaal daar om afspraken te maken over het opleveren van het extra werk. Enkele vragen in dit afstemmingsproces:

• Is het werk eenmalig?
• Wat is exact de hoeveelheid van het extra werk?
• Wanneer zal het werk opgeleverd moeten worden?
• Wat zijn de kwaliteitseisen met betrekking tot de oplevering?
• Wat is zijn de verwachtingen van de opdrachtgever over de resultaten?

Het voeren van een goed gesprek over bovenstaande samen met je opdrachtgever schept een duidelijker beeld van ieders verwachtingen. Op deze manier hou je meer controle over de verwachtingen van beide kanten.

Tip 3: Wel of niet aannemen van extra werk?

Extra werk oppakken kan heel goed zijn voor je carrière bij het bedrijf waar je werkt. Wanneer je jezelf door het extra werk kunt profileren bijvoorbeeld.

Het kan tevens een mooie cv builder zijn wanneer je extra gerealiseerde projecten aan je cv kunt toevoegen. Je wordt zo ook weer interessanter voor andere werkgevers. In deze blog schreef ik over hoe je dit kunt laten zien.

Let er bij het oppakken van extra werk wel bij op dat je reguliere werk hier niet onder lijdt, tenzij je dit vooraf hebt besproken.

Ter illustratie; ik heb eens een coaching sessie gehad met een cliënt die een gaaf zou ik zelf anders noemen extra project als opdracht had gekregen. Ze kreeg de kans om voor het bedrijf een HR-systeem te implementeren. Een toffe (idem) opdracht die tevens mooi op haar cv staat. Dat ze naast dit project haar baan op de HR administratie ook nog volledig moest draaien bleek in de praktijk wat teveel van het goede. Ze werkte vele uren over en uiteindelijk viel ze uit met vermoeidheidsklachten. Omdat het werk op de administratie onvoldoende was opgepakt kreeg ze tevens een matige beoordeling van haar leidinggevende die niet betrokken was bij de extra opdracht. Tot overmaat van ramp werd haar jaarcontract niet verlengd.

Nu is dit wel een extreem voorbeeld, maar dergelijke verhalen heb ik vaker gehoord. Dus, maak vooraf goede afspraken over wat je wel of niet doet.

Tip 4: Afspraken maken en nakomen is professioneel.

Wanneer je met iemand afspraken maakt dan kan je daar zelf op verschillende manieren in staan. Ik raad altijd aan om het te zien als een onderdeel van je professionaliteit.

Je wilt het toch goed doen?

Daarvoor is het nou eenmaal nodig dat de randvoorwaarden van het project wat je oppakt voor beide partijen duidelijk is.

Grenzen aangeven dus!

Hiervoor zal je dus vragen moeten stellen, zoals hierboven beschreven. En dus zal de ander tijd moeten investeren om het project voldoende volledig uit te leggen. Grenzen aangeven wordt zo prettiger.

Het stellen van verduidelijkende vragen kan misschien wat onzeker overkomen. Voel je je ook onzeker of is dat iets wat de ander denkt te ervaren? Wanneer je een nieuwe opdracht aanvaardt dan is het logisch dat je je ietwat onzeker hierover kan voelen. Maar je hebt er vooral zin in,toch?! Wanneer de kaders duidelijk zijn, ga jij gewoon van start.

Tip 5: Tussentijds afstemmen

Als je gedurende langere tijd overwerkt, of je bent al een tijd bezig met je project, dan is het zinvol om een tussentijds evaluatiemoment in te plannen. Te regelmatig overwerken zal uiteindelijk voor een ontevreden gevoel zorgen. En als je bezig bent met je project dan is het voor jou en voor je opdrachtgever fijn om de status van je project te bespreken. Hoe ver ben je? Wat gaat goed, wat gaat minder goed? Waar loop je tegenaan? Wat heb je nodig om het project positief te kunnen afronden? Een dergelijk gesprek creëert wederom duidelijkheid. Prettig dus. Geen nare verassingen achteraf.

Wist je dat wanneer je duidelijk bent in wat je wilt, je minder vaak hoeft aan te geven wat je niet wilt? Grenzen aangeven doe je op deze wijze aan de voorkant in plaats van achteraf.

Gerelateerde informatie

Heb je deze blogs al gelezen:

• De waarde van je netwerk vergroten: 3 eenvoudige praktische tips
• Het verhaal achter een burn-out: dit moet je weten!
• Deze klachten kunnen je waarschuwen voor een burn out

Gerichte coaching en training door Oogsters

Bij Oogsters kun je terecht voor:

• Interim Recruitment
• Talentontwikkeling
• Interim procesoptimalisatie

Gratis Adviesgesprek aanvragen