De opmerking: “wij zoeken dus in feite het schaap met de vijf poten” heb ik in mijn loopbaan al regelmatig gehoord.

Vaak weten opdrachtgevers dan zelf dat het profiel wat ze zoeken moeilijk te realiseren is.

Risico’s moeilijk vervulbare vacature

Een vacature is onder andere moeilijk vervulbaar te noemen, wanneer er gedurende een langere periode geen passende kandidaten op hebben gesolliciteerd. Een dergelijke situatie kan zeer vervelend zijn en zelfs afbreuk doen aan de groei van de organisatie.

De vacante positie is uiteraard niet vanzelf ontstaan. Het is bijvoorbeeld een vervangingsvraag wanneer een medewerker is vertrokken of een medewerker binnen de organisatie iets anders is gaan doen. Het kan ook een uitbreidingsvraag zijn wanneer de invulling van de vacature meer ruimte geeft aan anderen binnen de organisatie, of dat de functie heel direct bijdraagt aan de groei van het bedrijf. Bijvoorbeeld bij verkoopposities. Er is meer markt te winnen voor je bedrijf, maar daar heb je dan wel de juiste mensen voor nodig.

Wanneer een vacature voor langere periode niet wordt ingevuld zal het extra druk veroorzaken binnen een bedrijf. Deze druk zal veelal op de medewerkers inwerken.  Heel concreet; wanneer zij meer werk moeten oppakken, met alle gezondheidsrisico’s van dien.

Oorzaken moeilijk vervulbare vacature

De oorzaak kan liggen in de functie-eisen die veeleisend zijn in combinatie met wat daar van de werkgever tegenover staat, zoals het salaris. Een andere oorzaak heeft bijvoorbeeld weer te maken met de kandidatenmarkt die zeer minimaal is voor de functie. Er is dan slechts een handjevol kandidaten (lees: schaap met de vijf poten) die het werk kan doen en dan moeten ze ook nog eens willen overstappen.

Wanneer de oorzaak niet achterhaald wordt waardoor een vacature langer open staat, dan kan men het recruitmentproces ook niet verbeteren. Soms logisch en verklaarbaar.

Het proces is in gang gezet, hetgeen tijd en geld heeft gekost. Om na enige tijd  alle beginstappen weer opnieuw te doorlopen is niet inspirerend en schept vertraging. Laat staan dat het ook weer extra kosten meebrengt.

Maar is dit daadwerkelijk het geval? Blijf je doorgaan met iets wat niet werkt?

Een voorbeeld: de vacature is intern besproken en vervolgens uitgezet. Iedereen gaat vervolgens weer door met de dagelijkse bezigheden. Wanneer er na een aantal weken nog geen gesprekken zijn ingepland wordt de druk op recruitment opgevoerd. Zij, intern en/of extern, trekken alles uit de kast om kandidaten te leveren, maar het lukt nog steeds niet. Zoeken we naar “het schaap met de vijf poten?”

Het op zoek gaan naar de oorzaak vergt wel wat onderzoek. Dit onderzoek had inderdaad natuurlijk beter uitgevoerd kunnen worden bij de start van de vacature uitvraag. Een beeld krijgen en hebben van je kandidatenmarkt is essentieel in verwachtingsmanagement, zodat je beter kunt anticiperen.

Bijschaven van het vacatureprofiel

Werkgevers passen niet altijd de arbeidsvoorwaarden of functie-eisen aan bij moeilijk vervulbare vacatures. Verscheidene redenen heb ik gehoord, zoals:

• Dat dit niet mogelijk is
• Dat dit niet past binnen het bedrijfsbeleid
• Niet nodig is en dat de kandidaat vanzelf wel gevonden gaat worden

Op zichzelf geen probleem. Het wordt pas een probleem wanneer je merkt dat je inspanningen gedurende een langere tijd te weinig oplevert. Dat is ook zo bij recruitmentprocessen en nogmaals niet erg, zolang het geen grote risico’s kent zoals even hierboven beschreven.

Toch adviseer ik niet om op zoek te gaan naar dit ‘schaap met de vijf poten’

Reden 1: het vinden van de perfecte kandidaat bestaat niet

Een perfect kandidaat profiel op papier kan in de praktijk behoorlijk tegenvallen. Het is logisch dat je als werkgever zeer kritisch kijkt naar kandidaten en dat het wenselijk is dat een kandidaat volledig aan het gevraagde profiel moet voldoen. Opleiden en inwerken kost namelijk veel tijd en geld en het zou kunnen betekenen dat het wel even duurt voordat iemand volledig operationeel inzetbaar is.

Perfectie is echter een relatief begrip. En dat zijn de harde functie-eisen waaraan iemand moet voldoen ook. Jij kan denken dat wanneer een onderdeel van de gevraagde eisen bij een kandidaat niet aanwezig is, dat het niet een perfecte match is.

 

Voor een kandidaat kan dit echter juist wel het geval zijn omdat er nog wat te leren is in de functie. Is het niet heel saai om ergens te solliciteren op iets wat je al volledig beheerst? Een perfecte kandidaat is vaak ook snel uitgekeken op het werk.

Drie van de tien werkgevers met vervulde vacatures geven aan dat ze een vacature hebben vervuld met iemand die niet de juiste opleiding of scholing had, zoals staat te lezen in “Arbeidsmarkt in 2019” van het UWV. Via learning on the job en/of training en scholing zorgen werkgevers er dan voor dat de kandidaat toch op de vacature aansluit.

Reden 2: Pik de kandidaten eruit met een goede motivatie

Wanneer er kandidaten zijn die volledig voldoen aan de gevraagde vacature-eisen dan kan je met hen in gesprek gaan. Een motivatie van iemand hoeft namelijk niet enkel te liggen aan de functie-inhoud. Je kan en mag het als werkzoekende ook gewoon heel leuk vinden om hetzelfde werk te doen als wat je daarvoor hebt gedaan, maar dan bij een ander bedrijf.

Dan, wanneer die perfecte kandidaten zich niet aandienen, zou je normaliter gaan voor de kandidaten die het best met het vacatureprofiel matchen. Ook hier is het belangrijk om goed naar de motivatie van de kandidaat te luisteren. Vragen die je hierbij kunt bedenken zijn onder andere:

• Wat is de reden dat je bij ons hebt gesolliciteerd? Wat trekt je aan in onze organisatie?
• Wat vind je leuk aan de markt waarin wij actief zijn?
• Wat wil je bij ons leren?
• Waar kunnen wij jou bij helpen?
• Wat is jouw ambitie en hoe zie je dat te verenigen met die van ons?

Het zijn vragen die vooral gericht zijn om iemands intrinsieke motivatie te kunnen doorgronden.

Wanneer je deze vragen tijdens je gesprek met je sollicitant stelt, dan zal je ook veel over iemands persoonlijkheid te weten komen.

Als werkgever wil je natuurlijk iemand bij je bedrijf hebben werken die een bewuste keuze maakt en die hierin betrouwbaar en serieus is. Een kandidaat met een motivatie die uitdagend is en jou/het bedrijf inspireert heeft dan een streepje voor.

Reden 3: Een schaap met de vijf poten valt toch een beetje tegen

Het blijkt namelijk dat deze nieuwe topper zich helemaal niet zo lekker beweegt in het bedrijf.  Jammer, qua skills is het allemaal aanwezig, maar de communicatieve kracht wordt gemist. “En weet je wat? De kandidaat die niet aan alles voldeed bleek voor ons wel een schaap met de vijf poten te zijn.”

Tip! Bekijk het matchen van de kandidaat aan de organisatie aan de hand van de rol die iemand heeft. Wat wordt er qua persoonlijkheid van iemand in de uit te voeren rol verwacht? Welke elementen zijn dan belangrijk?

Tip 2! Bekijk welke waarde jouw sollicitant kan toevoegen aan het bedrijf. Nu, en over een tijdje.

Gerelateerde informatie

Heb je deze blogs al gelezen:

• Wie ben jij nou eigenlijk: inzicht aan de hand van persoonlijkheidstesten
• Persoonlijkheids-, beroepskeuze en interessetests
• 5 tips om meer energie uit je werk te halen

Gerichte coaching en training door Oogsters

Bij Oogsters kun je terecht voor:

• Interim Recruitment
• Talentontwikkeling
• Interim procesoptimalisatie

 

Gratis Adviesgesprek aanvragen

 

 

Wanneer je als MKB-ondernemer een nieuwe medewerker zoekt dan komt dat bijna nooit gelegen.

Talent sourcing is een positieve gebeurtenis wanneer de vacature is ontstaan wegens uitbreiding. Minder positief wanneer je op zoek moet naar een vervanger voor iemand die is vertrokken.

Recruitmentprocessen zijn tijdrovende processen en leveren regelmatig frustraties op.

Het is best te begrijpen dat je zelf met een vacature aan de slag wilt. De fee van een gespecialiseerd bureau kan simpelweg te fors zijn voor je bedrijf. Maar als je zelf of je collega van HR zelfstandig met een vacature aan de slag gaat en je ervaart toch te weinig resultaat. Wat doe je dan? Zelf toepassen van talent sourcing kan je mogelijk verder helpen.

Tip 1: Een goed wervingsproces start met het goed in kaart brengen van de behoefte.

Is wat er wordt gevraagd in de vacature echt wat nodig is? Behoefte peilen en de rol van de functie in de organisatie nader bekijken is het vertrekpunt. Dit hoeft overigens geen lang en tijdrovend proces te zijn. Met het beantwoorden van een paar eenvoudige vragen kom je al een heel eind.

• Is de functierol nu nodig, of kan het ook wachten?
• Loopt de werkdruk onevenredig toe bij andere medewerkers als deze rol niet direct wordt opgepakt?
• Loop je als bedrijf kansen mis door niet te investeren in deze rol?
• Wat zijn de verwachtingen als deze rol wordt ingevuld?

In feite zet je uiteen wat de voors- en tegens zijn. Winst om er in te investeren versus verlies wanneer je dit niet doet.

Tip 2: Inventarisatie van de rol zelf.

Zet globaal het takenpakket uiteen wat de beoogde nieuwe medewerker zal dienen op te pakken. Stem dit af met een leidinggevende en vraag jezelf continu af hoe de functie bijdraagt aan de rol die de functie beoogt.

Een voorbeeld: is de rol van de functie om een spil te zijn in het logistieke proces, zodat er minder klachten te verwerken zijn van klanten en leveranciers?

Zorg dan dat de functie dit voldoende beschrijft en met duidelijke taken, zoals “Je hebt dagelijks telefonisch contact met onze drie grootste leveranciers”. Wanneer je dit heel concreet beschrijft creëer je veel duidelijkheid voor je kandidaten. Je kunt dan in een gesprek sneller de diepte van de functie bespreken en hebt meer tijd om de kandidaat als persoon te leren kennen. Bijvoorbeeld door te vragen wat de telefoonstijl van iemand is.

Tip 3: Maak de functie aantrekkelijk voor je beoogde doelgroep.

Wat je als bedrijf biedt qua functie-inhoud en arbeidsvoorwaarden zal in lijn moeten zijn met de wensen van je doelgroep. Zo niet, dan zal er niet snel een match ontstaan.

Wanneer je de functie wo-niveau meegeeft, dan zal de functie in de praktijk ook die eigenschappen moeten meekrijgen.

Een ander voorbeeld betreft starters op de arbeidsmarkt. Zij willen zich over het algemeen snel ontwikkelen, mogelijk met doorgroei in functie als resultaat. Kan jij hen dat aanbieden? En vooral hoe zie je dit voor je? Probeer dit ook zo expliciet mogelijk te benoemen.

Ben je op zoek naar millennials? Houdt er dan rekening mee dat ook zij wat van jou als werkgever verwachten, wederkerige loyaliteit blijkt niet altijd eenvoudig te creëren.

Een 45-plusser heeft andere behoeften dan een 25-jarige. Door het meer op maat snijden van een vacature voor jouw kandidaat doelgroep zal je in de meeste gevallen tot beter passende kandidaten komen.

Tip 4: Referral Recruitment: werving door eigen medewerkers

Waarschijnlijk zal je in je bedrijf aan je collega’s eens hebben gevraagd of zij niet iemand kennen voor de vacature positie? Maar heb je er ook ooit echt werk van gemaakt?

Het inzetten van het netwerk van je medewerkers of collega’s is een krachtig instrument. Het werkt een beetje zoals LinkedIn, maar dan nog wat persoonlijker. Wil degene niet die jij hebt gevraagd, dan zou hij of zij wellicht ook weer eens rond kunnen vragen.

Essentieel bij het inzetten van talent sourcing door eigen medewerkers is om er ook concreet iets aan te verbinden wanneer het lukt. Dit kan een geldbedrag zijn, hotelovernachting of iets anders. Zolang de beloning maar substantieel is.

Bijkomend voordeel van een dergelijke werving is dat je vaak beter weet welk “vlees je in de kuip hebt”.

Tip 5: Inzetten van kandidaat- of talent sourcing.

Het scherp krijgen van je kandidaatprofiel kent veel voordelen. Je leert je doelgroep als het ware kennen. Vooral als je hierin tijd investeert. En, wanneer je je doelgroep kent, dan weet je beter wat ze interessant vinden en mogelijk ook waar ze op dit moment werken. Dit is wat er gebeurt wanneer je specifiek inzet op talentsourcing.

Vooral wanneer je op zoek ben naar mensen met ervaring of bepaalde specialisaties is dit zeer waardevol.

Het zelfstandig benaderen van mogelijke kandidaten  is dan effectiever omdat je ze benadert met iets waarin ze interesse in zouden kunnen hebben.

Tip 6: Het werven van nieuwe medewerkers is een dynamisch proces

Gebruik alle wervingsinformatie die je in het bovenstaande proces hebt opgedaan om je profiel te verfijnen en eventueel bij te stellen. Je kunt het profiel dan mogelijk nog specifieker maken en dus aantrekkelijker.

Talent sourcing vereist maatwerk!

Let wel op dat wanneer je een profiel te scherp positioneert en te hoge eisen hebt je in de werving rekening moet houden met een langere doorlooptijd van werving tot het invullen van de vacature. Vraag jezelf dan af of je echt op zoek bent naar een “schaap met vijf poten”. Is “vier poten” niet gezonder? Leuk einde!

Gerichte coaching en training door Oogsters

Bij Oogsters kun je terecht voor:

• Interim Recruitment
• Talentontwikkeling
• Interim procesoptimalisatie

 

Gratis Adviesgesprek aanvragen